一 : 管理者应该如何提高工作效率
实话实说——老板每天的日程真得很满。不管你是管理一个本地团队还是全球团队,每一天的点子和活动都有可能消耗殆尽,因为我们必须满足加速发展公司的需求。下面就是61k网为大家整理的管理者应该如何提高工作效率的经验,希望能够帮到大家。觉得有用的朋友可以分享给更多人哦!
管理者应该如何提高工作效率
有如此多的管理工作要做,想要持续保持专心和高产出确实是件难事。过载的日程安排会导致压力(坦诚点来讲就是暴饮暴食)。你可能需要深夜加班,这会打破你的工作和生活之间的平衡,并且影响你的健康。进一步,糟糕的身体状况又会导致工作上的不如意表现,如此的恶性循环只会更降低效率。
来自杨百翰大学健康促进研究组织的研究和《健康之路》的健康研究中心指出了一些有关效率和健康之间的联系。根据他们的结果显示:
三餐健康饮食的员工有“在工作中表现出色的机会高出25%”。
每周至少运动三次,每次至少30分钟的员工“在工作中表现出色的机会高出15%”。
在饮食规律并且定期锻炼的员工当中,他们的旷工率和所有员工相比低27%”。
没错,他们的研究是针对传统员工,但是这些研究结果也同样适用于企业老板。如果你想尽可能高地提高效率,你就必须要非常用心地管理自己的健康,并且最小化压力。以下是8位成功的企业家的做法:
1. 开始取消会议
听起来很疯狂?聊天工具Slack的创始人斯图尔特·巴特菲尔德(Stewart Butterfield)就是这样做的,他不断删减取消日程上的会议,特别是一些重复出现的内容,直到留下一些非常有必要的会议。
在接受《纽约时报》的采访中,巴特菲尔德这样解释他所做的决定:
“在每一个重复出现的会议上,我们都会走一遍取消的流程,这样我们才能看到真正需要的东西。可能我们确实需要有些已经被取消的会议,不过它们都会回来的——但是我们会等到真正需要它们的时候再开始。”
2. 切分大任务
成功的企业家从来不会让大任务盖过其他所有的事情。你需要完成的所有事——事无巨细——都只不过是一系列步骤和动作的集合。
Zapier公司的首席执行官韦德·福斯特会将大的任务切分成小的,可操作的步骤。“对于效率而言,我最大的“斧头”就是用于将任务劈成一个个小型的,可操作的目标。这样一来我就可以开始着手去做。一旦我们开始动手,那么你就会发现其实大任务也没有很大。”
3. 质疑你的行为
看看你的日程表——看看塞满的个人项目和与他人的约会——然后问问自己这是否真的是利用时间的最佳方式。忙碌和高效率之间是有巨大区别的,并且没有明显的暗示会告诉你你正在做的事情是否是对时间的有效利用——除非你开口问。
对于日常活动的持续分析就是潘多拉的创始人Tim Westergren保持高效率的方法。他在领英网站上与大家分享道:“这些都是很困难的选择,但是我确实相信如果谈到效率,任何的电子邮件效率安排,日历的小把戏或是特殊的安排系统都没法智能到知道你究竟要做什么。”
4. 请收起你的智能手机
如果你发现自己已经僵持在《糖果传奇》四个小时了,那么就是这些智能手机让我们的工作效率如此低下,让我们分心,并且毁了我们的专注力。但这是真的,一个开启了消息提醒的移动设备确实会让你失控,而高产出的唯一途径就是你能够掌控自己的日常行程。
Ometria的创始人Ivan Mazour通过手机静音来切断和它的联系——总是这样——所以有时的沟通是异步的,而他仍然能够掌控,浏览特定时间显示的通知,信息和打来的电话,这就和人们定时屏蔽邮箱一样。
5. 创建思维导图
Kanbanery的创始人保罗·克里普自称是一位高效率极客,多亏了思维导图,他用科学来规划自己的日常活动。克里普这样做的原因是他认识到大脑的工作是处理信息,而不是存储信息。
练习中,克里普利用多个步骤,绘出所有必须要做的事情,清空大脑,然后建立优先级,然后设置一周需要完成的任务。另外,为了处理他一周的任务,克里普利用番茄时间管理法( Pomodoro breaks)确保用最旺盛的精力完成每个任务,并且一整天都能够保持专注。
6. 用2x2方法评估项目
领英的Daniel Shapero利用一个简单的2x2表格,名叫优先矩阵来优先项目,并且基于价值和可能性来分配资源。这个矩阵帮助Shapero把项目分成以下四个类别:
全垒打,高产值和高可能性的成功率。实际上Shapero会分派这些项目,但是全程密切关注它的执行状况。
大赌注,高产值但是成功率较低。Shapero会亲自参与这一类的项目,因为他知道他的高水平投入会成为该项目吸引财力的必需品。
小的成功,产值较低但成功率高。这种项目Shapero也是分派,但是会花更少的时间管理它的执行情况。
垃圾项目,低产值,低成功率。有趣的是,Shapero同样会对这类项目花费很多时间——但不是想要扭转乾坤,而是摧毁它们。
如果你感觉自己正在卯足了劲干活,但却努力错了方向,那么Shapero的矩阵或许可以帮助你取得高效率。
7. 坚持到底
Enki的合伙创始人Kirill Makharinsky在他的日程表中加入了高强度的运动训练,以此来建立能力储存,在遇到困难或是长期参与的任务时,这样的耐力是必需的。Makharinsky说他的作息同样会影响他的效率,他这样描述自己的个人日常生活:
“我每天的目标是在傍晚的时候做一个小时的高度体能训练(通常是高难度的游泳,自行车骑行,CrossFit健身训练或是巴里的训练营(Barry’s bootcamp)),它们会给我提供满满的能量,让我在深夜依然能够保持专注。这要看你个人的日程表或是健身习惯,你可以选择不同的时间或是不同的训练类型。但是我估计自己训练过后,效率会比没做运动的时候提高50%。“
8. 充足的休息
或许听上去很疯狂,但是少工作实际上意味着更高效地工作。由贝勒大学(Baylor University)的博士艾米丽·亨特和博士幸蒂吴领导的研究发现工作日一开始流逝的时间越多,休息的意义就越小。他们的外带推荐?想要达成峰值效率的人群会在早上休息,并且在快中午的时候也会有一个长时间的高质量休息。
我们都知道传统的能量循环会把一天的峰值能量时间放在上午和中午。但是他们得出的有趣的结论是保存这部分能量更简单,早点休息就可以将能量补充回来,和一天中晚点休息的想法刚好相反。
最终,对于提高效率还是有很多独特的方法,因为世界上有很独特的人。你可以以身试法上述这些建议,但请不要只局限于这些。找到一个练习和原则能够完美融合,并且尽可能发挥你效率的方法吧。
二 : 如何高效率完成工作?(摘自工作狂人记)
许多成长中的企业往往有这样的怪现象出现:企业内几乎每个人都忙不过来,但就是整体效率低下!而且也很难找出原因,不知道应该如何改善。员工自己也常常忙得团团转,完成老板交给的任务,至于忙什么,为什么忙,我对企业的贡献有多大?我给企业带来的回报有多少?是否有价值,说不清楚。我们可以从企业·管理者·员工自身多角度来思考这个问题。第一,什么原因造成效率低下,我们分析有以下因素:
影响企业整体效率低下的8大因素有:文化未根植,战略不清晰;组织不健全,流程不完善;制度不匹配,监管不到位;主管不胜任,员工素质低。
影响员工工作效率的10大通病有:多头管理决策难;沟通协作不畅通;员工心里亚健康;员工关系紧张;工作时间不合理;办公环境有问题;文件管理效率低下;未加管制的信息流;7S执行不到位,管理机制不健全。
第二,如何提升企业整体的工作效率呢?
1.从企业管理的角度,提升全员工作效率,主要包括:宣导企业文化,加强员工心里管理;制定战略规划;建立最佳管控模式;规范组织管控,明确工作职责;优化运行流程,完善运行机制;推动绩效考核;优化激励系统;设备保持最佳状态;推动办公自动化,建立高效沟通机制等等。
2.从管理者自我提升的角度,改善工作效率,主要包括:管理者要有良好的个人修养;合理分派工作任务;高效的工作习惯,坚持做到日清日事日毕;良好的自身情绪管理;严格工作纪律,监督到位;控制干扰,每天都以计划开始,选择最好的工作方法;让自己成为英雄式领导,让员工心里进入最佳状态;全面推行7S管理。
3.从员工角度出发提升工作效率,主要包括:制定轮岗制,让员工找到最适合自己的岗位;在工作中不断地优化工作流程;给员工表现自己的机会;让工作丰富化;明确工作职责及考核标准;让员工有成就感这样员工工作起来就会有激情和动力;给员工设定工作目标及制定工作计划;还要做好辅导与教导及绩效的正反面反馈。
第三·提高员工工作效率,领导者要注意:
1. 选择合适的人进行工作决策
在对工作决策时,应该选择有相当技术能力或业务能力的员工进行决策。一些员工由于技术或经验的欠缺,在进行决策时,会对工作造成错误的指导。如果方向错了,做再多的工作也没有意义。
2. 充分发挥办公设备的作用
许多工作,可能是因为电话、传真机等办公设备出现故障而耽误下来。有的公司没有传真机,收发传真需要走很长时间的路,这样自然无法提高工作效率。
3. 工作成果分享
有时候我们会发现,自己做的工作可能是其他员工已经做过的。有时查找一些资料,辛辛苦苦查找到了,结果发现另一位员工以前已经查找过了,如果当初向他咨询,就不必费这么大的劲了。将员工的工作成果共享,是一个很重要的问题。特别是对于员工较多的公司,这一点尤其显得重要。管理者可以利用部门的办公例会让大家介绍各自的工作情况;另外,对一些工作成果资料要妥善分类和保管,这些都能达到工作成果共享的目的。
4. 让员工了解工作的全部
让员工了解工作的全部有助于员工对工作的整体把握。员工可以更好的将自己的工作与同事的工作协调一致。如果在工作中出现意外情况,员工还可以根据全局情况,做一些机动处理,从而提高工作的效率。
第四·员工如何自身提高做事效率,可试试以下几个方法:
1. 对事情进行分类
把自己要做的事情分三类,一类是所有工作的重心和焦点,这个必须认真做好;一类是一定要做的,但不一定增加价值的事,可以尝试思考新的高效率工作方法;一类是避免不做,少做的事情,了解自己在企业中的角色、职责范围,所起的作用以及每天的工作目标,以便接下来知道哪些是自己该做的,哪些是没必要和不需要做的。
2. 列单子做计划
安排事情先后顺序的一个方法是把要做的事情列成单子。每天晚上,把第二天要做的前20项工作简要的写下来,并在这一天当中,反复看几遍这个单子。完成单子上的各项任务的最好方法是给每项工作留出一个专门的时间。
3. 拟定信件格式
大多数想获得成功的人都利用有用的时间来写表示感谢、慰问和祝贺的私人信函。但是,如果要写的是日常工作的备忘录、公函、资料汇总和表格的话,他们就会依靠以前写过的文字资料来回复信件、邮件节省大量时间。
4. 打电话前写下要说的话
(www.61k.com)金融家J.B.富卡通过电话集中做生意,发了大财。他最重要的策略是在打电话之前把要说的话写下来。在有些人的录音电话中留下详细的口音,可以使你免受长时间谈话之累,还会使你更快地得到答复。
5. 手边工作立即做
作为一名著名的色彩顾问,苏珊娜·凯吉尔生前曾为许多知名人士设计房间和个人服装。她说,很多人把时间浪费在“准备开始”上。尽管你刚刚开始这么做事,你也会对自己这么快就做完了事情感到意外。记住,种树的最佳时间是20年前,仅次于它的最好时间就是现在。
6. 规定的期限内拿出方案
追求完美的人与那些爱拖延的人浪费的时间一样多。瓦霍维娅公司前董事长托马斯·R·威廉斯发现,许多在银行界工作的年轻人不知道什么时候该停止研究方案和结束工作。到应该向工程师学习一些东西,他们懂得应在规定日期拿出可能的最佳方案。即使方案不那么完美,但是他们已经在此期限做了最大的努力。
本杰明·富兰克林曾经说过:“你热爱生命吗?那么就不要浪费时间,因为时间是组成生命的材料。”高效率完成工作无论对企业、管理者、员工都是良性发展循环开始,也让我们更快乐地工作。
摘自:
三 : 如何利用 Lotus Notes 提高工作效率
利用 Notes 更好的管理您的日常邮件
邮件是我们每天工作必不可少的工具
设置邮件规则
打开邮件数据库
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设置重要邮件提醒
打开 File
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备份邮件
当邮件容量超过指定的邮件服务器的容量时
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设置邮件回执
如果对某些重要邮件
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设置 Out of Office
当您休假的时候您可以在邮件里设置 Out of Office
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保存 Stationery
如果您需要经常发一封标题
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利用 Notes 更好的管理文档数据库
Notes 提供了强大的文档数据库的功能
创建 Bookmark
通过创建 Bookmark
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快速查找 Workspace 里的数据库
方法一
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方法二
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方法三
创建私有试图
有时候一个数据库里现有的视图满足不了您的需求
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Replication
当我们在家办公的时候
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Homepage
设置好 Homepage 也可以给工作带来方便
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共享 Domino 服务器的连接信息
打开 Contacts 数据库
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用 Ctrl 来切换视图
当您选中一篇文档
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数据库压缩
很多人可能有这个苦恼
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利用 Notes 的托拽功能
Notes 一直支持文档和数据库链接的托拽
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巧用 Preferences 设置
打开 File
设置 Basic Notes Client Configuration
在 Basic Notes Clientconfiguration 页面上
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勾上
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设置 Windows and Themes
如果打开的文档和数据库太多
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如果您希望 Notes 也能拥有操作系统里个性的外表
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设置 Fonts and Colors
在 Fonts and Colors 一页里
图
巧用 Notes 快捷键
Notes 中有很多方便使用但可能被人忽略的快捷键
Ctrl+Arrow
在一个表格中选中一行或者多行
Tab
如果您想在一个数据库视图中快速的浏览未读的文档
Alt+Enter
Alt+Enter 用来调用数据库 / 文档 / 文本等的属性
Insert
Insert 键用来改变文档的未读 / 已读状态
F
F
F
F
F
F
Ctrl+F
当您的 Notes 打开很多窗口的时候
Ctrl+Shift+L
Ctrl+Shift+L 可以得到大部分的快捷键 (图
图
常见问题列表
为什么我不能删除表格中的行或列?
当表格中有合并的单元格时
在使用过程中
杀死 Notes 相关的进程
Notes 在 Windows
Windows: notes
Linux: notes
MAC: Notes
为什么有些菜单我找不着?
检查一下 View
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为什么我给一个邮件组回复邮件的时候会发不出去?
因为你回复的这个邮件组是在服务器的 names
我要在另外一个台机器上重装 Notes
需要保存以下数据
四 : 如此的工作效率
如此的工作效率
近日,受人之托,接了一起土地承包合同纠纷的案子。通过审查现有资料,认为还需要补充证据,就告知委托人,要他到该合同所发生的地方的村委会开份儿证明。委托人却说他自己办不好,请我一块儿过去。我也不便推辞,约定当天下午一点半在家等他,他开车来接我。
我在外面吃过午饭,就急匆匆地回家准备,可等到了约定的时间,却不见委托人的影子。于是我就打电话催促,谁知他却带着显然有些醉意的口气告诉我,正在陪朋友吃饭,还要等一会儿。我一听,就知道碰上了一个没有时间观念的人,就又出去办其他事情了。大约到了下午四点钟,他才给我打电话。我告诉他喝酒是不能开车的,他回答带着司机呢!坐上车,我又催他给那边的村委会主任打电话定好见面时间,他打了半天却一直没打通。
目的地大约有二百多公里的路程,因为那天正好下着雨,赶到临近的城市时已经很晚了。
找个宾馆,开好房间,我又催他。他这次倒是打通了电话,对方答应第二天中午才有时间见面。
第二天中午再联系,对方让到在当地一家很著名的饭店等他。我们几个人刚坐下,约见的村主任就过来了。可来的并不是他自己,而是带来了好几位。这么多人同坐,当然说事不方便,所以大家就只是喝酒,劝酒,喝得大家都是面红耳热,满脸酒气。除此之外,就是互相吹捧,或者胡擂一通,天南海北的净说些无聊透顶的话。( 文章阅读网:www.61k.com )
喝完酒,吃完饭,应该办正事了吧?呵呵,想错了。酒席一散,这位村主任告诉我的委托人今下午有其他事,明天再说,说完就带着一帮人踉踉跄跄、前呼后拥地离开了。
心急也没办法,碰上老练的基层领导了。
回到宾馆,我的委托人因为喝酒的缘故,一觉竟睡到晚上十点半。
唉……!都是海量的人,谁比谁都能喝,喝完酒也都是啥都不顾,只管睡觉了。
第三天,我想应该很快就可办好了。然而,我又想错了。我们早上八点半找到村委会,一直等到十点,村主任才慢腾腾、悠悠然地来到了。晃动了好几下身子,才在老板椅上坐稳。然后再替换抖了抖双肩,好像大领导应有的架子一般,命令在旁边陪我们的村会计给他泡茶。两手还不停地清理着桌子上的垃圾,嘴里一面“咳咳”地清喉咙,一面不住地唠叨:“昨晚又有人请,又喝了不少……要不是你们来,我说啥也不愿起床啊!”
场面话说完了,就该说正事了,我的委托人就和他说请他开个证明的事。他好像很认真地听着,听完又好像很慎重地思考着。片刻之后,提起笔,铺开纸,就写起来。写好了,大概是自己感觉不合适,就撕下来“嚓嚓”地撕碎,然后又揉了揉随手投到桌下角的垃圾篓里了;接着他又再写,可半天还是撕了下来。这时才转向我,说道:“还是请律师给我说说,我应该咋写吧。”碰到这种情况,一般我是不愿先开口的,如果先开口就等于看不起对方,或说是嘲讽对方没文化。对方真的写不好,发出邀请的话,我才会告诉他怎样写。有时陪同的人会不知趣地插话让我写,那个场面往往会让对方显得尴尬,如果是气量狭小的人,可能还会因此而不高兴。
在我的指点下,几句话就写好了。村主任又命令村会计盖上公章,证明就算是开好了。这次的任务也就算完成了。
我想,这下就应该没事了吧,不会再……呵呵!这时村主任好像做完了一件大好事,立了一个特等功一样,两只胳膊向上伸了伸,皮笑肉不笑地面对我的委托人,开口道:“呵呵!这事我给你办了,中午咋安排啊?”
我的委托人是个大胖子,一看就是个大老板,大大咧咧,也不含糊,“嘿嘿”两声,说道“就到山上咱以前去的那个山庄吧!”
“好啊!,你们先去,订好房间,我一会儿自己开车过去。”
我们几个先来到山庄,订好房间,点好菜,就只有等着了。同去的算上我共有五个人,他们四个干坐着无聊,就找山庄老板要了一副扑克牌,四人正好一桌,赌起钱来。我则离开房间,在山庄随便转转,看看风景。说是看风景,却是强压怒火,后悔来到这样一个地方。心里还愤愤不平——如果是在郑州,我早就回绝了参加这种场合的。
我自己转着转着,走出很远,等他们给我打电话,我才往回走。我到了房间里,他们还没散场,却看到村主任也在其中。我不知村主任是何时到的,大概是到了就加入了。大家一看我到了,就宣布结束,喊着让服务员上菜。等待上菜的功夫,一帮人还沉浸在评价胜负的兴致中。谁胜谁负可以听出来的,原来几个人都输给了一个人。那个人竟然赢了五千多元,后参加的村主任还输了七百多元。
菜上了,不用说,众人还是大吃大喝。都是口口声声兄弟长,兄弟短的,却都是想把别人灌多。这次因为具有庆功酒的性质,所以都十分放得开,喝了几个小时还没有结束的迹象。最后还是我鼓动席上一位上点年纪的村委会成员进行劝阻,大家才算勉强站了起来。这次的宴会,比头一天喝得更多,好几瓶酒下去了,个个都是醉醺醺的。有的走路老往墙上靠,有的眼睛都快睁不开了,嘴里却还嘟嘟囔囔吵嚷着,说的什么也听不清。
回到宾馆,除了一位司机没喝酒陪我说话,其余的都很快呼呼的进入了梦乡。看来喝酒还是有好处的,可以忘记烦恼,忘记忧愁,到了梦州全都是好地方,不然为什么个个都睡得这么香甜呢?
我和司机谈起来这两天的反感。司机却说:“到下面办事,就是这个状态。你急他不急,不听他们的安排还真办不成事。”
司机好像很世故,很懂得这里的路数。“我陪老总来过多次,因为承包的是村里的山地,大小事村主任都要揩些油的。这里的村民都说,找村主任办事,有一个规则,那就是‘收你一双鞋子,收他一双袜子。’意思就是既然找村主任办事,对于他是不会空手给你办成的,非要索要一点东西不可。”
对于我的委托人,也就是他的老板,他这样说道:“老总办事也是这个习惯,除了吃喝,还是吃喝,不吃不喝办不成事啊!所以,老总也几乎是每一天都喝醉。养成习惯了,没人陪,自己也要喝,自己也能喝多……”
对于这个习惯,也许是我自己的心量小,总是惴惴地感到恶心。
这哪里是正常的工作啊,本来一天就可以办完的事,竟然耽误了三天,简直就是在白白浪费光阴啊!这种工作效率,不如说是活受罪,倒不如干脆不工作。
2012年9月16日下午
五 : 如何使用坚果云提高工作效率
如果您未曾使用过坚果云,建议您先阅读《坚果云快速向导.pdf》概述坚果云可以提高您的工作效率,并且易于掌握。[www.61k.com]使用坚果云,您可以轻松实现:与同事同步文件,紧密协同办公 同时同步多个文件夹 通过电子邮件发送文件,无需上传附件 通过网页链接快速分享文件 查看、比较文件的历史版本 平板、手机设备离线访问,轻松移动办公与同事同步文件同事之间,需要频繁地交换、共享文件。通过 QQ 或邮件发送文件的方式,既浪费时间, 又容易造成文件版本不统一。 坚果云可以在几个同事间同步文件,任何人在其中创建、编辑文件,都会自动同步到其他人 的电脑中,从而可以很方便的交换文件,无需手动发送,也不用担心版本不统一。 如下图,右击任意需要与同事同步的文件夹,选择“坚果云”->“邀请朋友同步” :坚果云会向您指定的同事发送邀请邮件。 同事接受邀请后, 即可将您的文件夹同步到他的电1 / 4脑上,此后您和您的同事就可以同时操作同一个文件夹了。同时同步多个文件夹想同步的文件分散在电脑磁盘的各个角落,如果要把他们整理到一起再同步,实在是太 麻烦了!最好的工具是适应不同人的习惯,而不是让人们适应工具。 坚果云可以同时同步电脑上的多个文件夹, 即使它们在不同的磁盘分区也没有问题。 您还可 以分别设置每个同步文件夹的访问权限,灵活管理自己的文件。 如下图,右击您电脑上的任意文件夹,选择“坚果云”->“个人同步” ,创建一个私有的同 步文件夹:如果您需要对同步文件夹进行设置, 可右键点击坚果云图标, “同步文件夹” “管理” 选择 -> , 然后右键点击您需要设置的同步文件夹:2 / 4通过电子邮件发送文件邮件是办公场合最常用的沟通方式,然而通过邮件发送文件却费时费力,而且每次更新 后需要重新发送邮件。 坚果云可以帮您通过电子邮件,给同事发送文件。无需打开邮箱,无需上传附件,即便捷又 安全。同事收到邮件后,可直接回复邮件,与您展开讨论,并且随时看到文件的最新版本。 如下图, 在任意被同步的文件或文件夹上点击右键, “坚果云” “通过邮件私密分享” 选择 -> :通过网页快速分享文件您可以通过坚果云将一个文件或文件夹快速分享给同事、客户,供其通过网页查看访问。 如图,在任意被同步的文件或文件夹上点击右键,选择“坚果云”->“获取分享链接” :此后,将生成的链接发布出去,别人即可通过该链接访问您分享的文件或文件夹。3 / 4查看、比较文件历史版本由于担心文件被改错,很多人在修改文件前,习
坚果云 如何使用坚果云提高工作效率
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