文档管理实训总结

　　林丹萍

　　通过两周的文档管理实训，不仅仅是为了巩固了课堂的理论知识，而且提高了我们的文书文书处理，档案整理等档案工作的日常工作实操能力；更重要的是通过实训培养自身严谨细致的工作作风和良好的沟通合作能力。为了总结经验，现将本次实训报告如下：

　　一、 实训任务

　　①　能正确判断归档与不归档材料

　　②　能熟练地装订档案材料

　　③　电子文档工作介绍及档案信息系统操作

　　④　整理学生档案

　　⑤　整理专门的档案及汇报

　　⑥　整理学生档案

　　⑦　参观学院档案室及广东省档案馆并且撰写参观体会

　　⑧　企业文档工作调查并汇报

　　⑨  撰写实训总结及交流

　　二、经验

　　（一）做分类，让文件井然有序

　　没有工作阅历、理论与实际存在差别等各种因素给我们实训期间的档案整理工作有一定的难度，但是通过指导老师所给指导意见和各组间的交流、所给的材料进行训练及纠正，更好地判断归档与不归档的材料、掌握较好的分类标准、分类方法以及熟悉一些材料的组合案卷的工作程序。即使是在这段过程当中，会有文件涉及范围广和所给时间很短的情况下，无法精确分类归档；任务多，时间安排不合理；理论知识不扎实；焦头烂额，因在某些问题上存在着一定程度的偏见而吵架的时候，但是庆幸我们小组每一个成员能够进行很好的沟通和讨论，最后展现我们小组的劳动成果。即使结果可能不圆满，但是在这个过程中大家都能相互沟通，寻找最佳方案这就足够。

　　（二）做整理、做调查，让理论知识运用到实际中

　　这次任务中，我们有电子文档、专门档案整理的项目。在电子文档的实训中，掌握了一定的电子文档工作的操作方法，如文件的录入、文件的处理、文件的分发、打扮打扮的利用、档案的提供利用等等一系列的操作。这其中必定少不了严谨细致的工作态度和高度的集中力，切记文件录入的错误等等，如果有错，必将重新来过，最严重的是会给以后的工作造成一定的影响。

　　接下来，我们对学院学生档案进行整理进行了为期半天的实训。我们在老师的指导下，明白了具体的工作程序，从打开捆绑绳子的第一步到按照档案目录一项一项地清点，都要求我们必须要有谨慎的、一丝不苟和保密的工作作风。

　　同时，在谢彩英老师的指导下我们进行了文书档案和视频资料整理的专门档案实训。通过对100个文件和教学课程视频等等资料的收集、筛选、整理、分类等等一系列环节后完成了为新就任的就业办主任的资料的整理。该实训任务是为了方便和提高新就任的就业办主任的工作，发挥这些档案的最大的用处。虽然在面对如此巨大的工作量、U盘有限的容量、"中午不睡，下午崩溃"的危险、组员之间意见的分歧、组员电脑的死机等各种各样的情况，但是我们还是成功的完成了此项任务，最重要的是我们小组养成了很好的默契。

　　最后，我们接受企业文档工作调查的任务，这次的任务让我感受到了如何获得调查渠道也是看我们人际交往范围的时候。我们小组的成员主要通过QQ联系自己工作了的朋友和师姐。在调查中我们发现调查的企业文档，与课本理论知识有着一定的差别。每个公司都会有一定的分类标准、分类类目、归档的范围。因为我们调查各个成员调查的企业类型不同所以其归档范围和类目有着较大差异。而且我们也注意到了，现在企业对电子档案的利用越来越重视，很多公司会将纸质的档案进行扫描整理成电子档案，实现档案的网络化。

　　三、体会

　　（一）与其一人奋战，不如团结一致

　　实训活动，不仅在挑战我们每个人的能力，更是在挑战HR班各组组员的团结，实训过程中必然涉及到观点的不同，可能会发生矛盾，然而我们都是为了活动更加完美的结束，让我必须进行沟通，如何分工，合作才能是成功的第一步，从我们实训的各个汇报、调查、成果可以看出我们小组的合作，分工的合理性，用一句话概括，与其一人奋战，不如团结一致。

　　（二）汇报交流之"取其长，补我短"

　　在每个小组实训项目后，小组的成员都会进行讨论、总结汇报环节、小组汇报、老师点评等环节。小组之间的汇报交流，我们可以看到自己的优缺点。例如在专门档案的整理过程中第二小组的煽情攻略让大家感动不已，这将她们整理的班级档案的意义展露无遗。让我学到了工作上要有其符合的基调，才能使工作成果更好地呈现。但是第三小组在进行企业文档调查汇报过程中，没有使她们的成果完整地展现出来，在这个过程中，她们遇到了PPT打不开，因为与课室OFFICE软件版本不符；视频没办法播放完整，因为小组规定汇报时间过了，我认为他们没有与秘书的工作联系在一起，不难知道这也是未来秘书人员所具备的职业素养。

　　在汇报过程中，我们可以通过小组代表交流来了解到其他小组的解决问题的不同方法、不同思路，是我们学到了其他组的优点，认识到了自己缺点。

　　做过的事情不总结，那只能是经过，而不是经历。我想此次的文档管理实训，在一定的程度上提高了我对文档工作的认识，明白了我们不单单要在专业方面上提高认识，也要在这过程中提高自己的职业素养、个体在不同场合扮演的角色、以及时间观念和细节等等。自己要求自己达到更好的层次，找出不足，不满足于现状，不断学习被人的长处摒弃自己的短处，不断完善自己。善于学习，努力提高分析和思考问题的能力，加强自己各方面的能力，例如如何营造团结和谐的良好工作氛围，工作时主动付出，相互信任，相互支持，时刻牢记团队的力量。以大局为重，共事多沟通，牢记有问题来沟通，来沟通没问题！

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