一 : 熟悉采购流程的重要性及注意事项

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采购流程包含哪些？作为采购需要了解采购流程？清楚采购流程重要？除了这些，采购还需要注意些什么？采购是企业中不可或缺的一部分，也是盈利的关键，因此有着“摇钱树”之称。[www.61k.com]如何做好采购工作，更受老板喜欢？

了解采购流程的重要性 做采购需要注意什么？

对于采购员来说，在采购前首先要了解采购流程，只有了解了采购流程，才能在采购过程中有目的地域对方谈判。下文就介绍了一个经典的采购流程，可供参考，希望对大家能有所帮助！

一、下单

1、通常情况下，采购员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。

2、分析缺料信息是否合理，再将定单下给供应商，定单必须含有以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。

3、采购审核员根据具体情况进行定单审核

4、定单传真给客户以后，采购员需要与客户确认采购信息，并要求签字回传。

二、稽催

采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。

三、入库

1、实物入库。

收货员收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，征求采购员意见是否可以收下。

2、单据入库。

采购员根据检验合格单，将检验单上的数据入到用友中，便于以后对帐。但也存在些问题，表现为：1、外加工的检验合格单没有入库；2、采购入库定单号和数量比较混乱。

四、退货

采购填写退货单，进行定单退货。

五、对帐

1、月结表。

每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购员根据我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。目前月结表中出现以下不足之处：无定单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。

2、增值税发票。

校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于定单金额，特指一张定单只有一种材料的情况。

六、付款。

根据付款周期编制付款计划，安排付款。

做采购需要注意的一些问题：

1、知识面要广：材料采购与配件采购是两面事，材料采购上我同意12楼的方法，但是配件采购就有一定的难度，他分机械配件与电器配件，而且它还要求快质量也要保证，所以没法用上述的方法解决问题。因为机器不能停，现在许多企业都提出零备件以节约成本开资，这一点是首选项，

2、眼要尖——判断能力要强：一般采购都是采用定点供货，这样为了节约时间，货源和质量的保证，那就要你的观查能力以及灵活机动能力。确定供货商。

3、、为了别人能够更好的为你服务，你的信誉要好，特别是月结的或更长时间结一次帐的。

4、那就是多上网了解其它行业的的信息，建产更多的采购同行的朋友们。

5、采购还要尽可能具备的，驾驶证，产品的国标及法律常识，配件的通用性（替代品）

6、心态要正，要有最基本的思想道德素质。不管是谁主管采购工作，都要以对得起企业，对得起老板，对得起自己的良知为准。

7、对自己所负责的业务范围要熟悉，业务知识要全面。并且要勤奋好学，虚心上进，不然很容易被淘汰的。

8、对所负责购买物料的行情变化及市场存货的多少要能从多方面去分析，并总结出一定的规律来，做到心中有数。

9、能对不同时期所面临的采购难题，提出自己的分析及给出相对应的采购策略。价格无论是涨还是降，都能提前预测到。不会出现行情已变，却一无所知，让自己糊里糊涂。

10、能对各个供应商家有个比较清楚的了解和比较，对其产品的质量有较深的认识，最好能具备自己所采购物料的一些专业知识。

11、能在稳定老供应商的同时，引进供应商，以维持正常的供应体系，而不致使所需物料受供应商限制，以最大限度的开发新供应商。

12、能处理好自己与公司的相关人员的工作关系，做好协调工作，主动做好人情化服务和配合，以及做好公司的物料供应服务保障工作。

13、能主动和领导沟通，能正确领悟领导的意思，能在不违背原则的前提下与领导搞好关系，共同降低采购成本。

14、能做到与新老供应商搞好关系，及时解决与供应商面对的相关问题。以及搞好经济关系，能在公司所需之时，得到供应商的大力支持。

15、能让自己的采购技能及谈判技巧日益提升，多方面全方位真正降低采购成本。

关于采购流程与采购工作中需要注意的事项，上述已经针对这些问题做了相应的介绍，采购学习找鑫阳，鑫阳是华南地区唯一一家专业学习，考前资格证书的基地，深受广大采购人士的喜欢。更多采购师知识直接浏览鑫阳采购与供应链管理学院官网。

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二 : 水洗厂布草洗涤流程以及注意事项

水洗厂布草洗涤流程及注意事项

一、做好洗涤前的分检工作，包括布草的种类的分检和杂物的分离。

可简单归纳为如下几个类别：

1）注意产品分类洗涤： *床上用品类：床单、床罩、被套、枕套类、浴衣。 *毛巾类产品：面巾、浴巾、方巾、地巾、浴袍等。 *餐台用的台布、口布，椅子套、沙发套等。

2）按污染程度的不同分开洗涤。

3）按衣物颜色深浅不同分开洗涤。

4）新旧衣物分开洗涤。，旧布草的自然破损与不正常破损应区分对待，新旧布草强度不同脱水时间长短也应有所不同。

5）不同的面料成分，应分开洗涤。

二、洗涤流程

1、分检-----将不同颜色布草分开

将有特殊污渍的布草捡出来，单独给预处理。

如：血渍，钢笔水，鞋油，染发水，拖地泥痕。

2、装车：发标装容量的80%装入布草。例如15千克容器，装12千克左右。

3、预洗：高水位，冷水床单被罩洗涤时间5-10分钟，枕套洗涤时间为10-15分钟。

4、主洗：低水位，热水，水温80-85度，洗涤时间15-20分钟，（毛巾为10-15分钟）。 用料配比为：软水剂 30克先加入2分钟

通用洗衣粉 100-150克

彩漂粉 100克（水温70度70度以上加）

5、排水（中脱）（水排净）

6、过水2 高水准冷水

7、排水

8、过水2 高水准冷水

9、排水

10中和酸剂30克软顺剂30毫升

11、高脱排水

通用洗衣粉——床，毛，被罩，枕套

强力洗衣粉——台布，口布，香巾，厨衣

漂粉———氯漂，白色布草，彩色布草（包括纯棉丝纤） 乳化液——去除油污

软水剂——去除水中的硬度（钙，镁离子）

酸剂——中和布草上的残留碱性物

超力合成碱——强力去除油污，用在厨衣洗涤上。 柔顺液——使毛巾柔软，去除静电。

洗台布程序（化纤，彩色）

1、 分捡——按不同/////色区分开

把固体残留物拔离

2、 装车——按标准容量的80%装车

15千克机

3、预洗——高水位温水（冷水）不加料5-10分

4、主洗——低水位 75-80度时间25-30分（升温以后计时）

强力洗衣粉150克

软水剂30克

彩漂粉150-200克（最好温度////至70度以上////

乳化液100毫升

超力合成碱30-50克（洗厨衣用）

5、排水

6、过水1 汽水 5分钟

7、排水

8、过水2 汽水 5分钟

9、排水中脱

10、出机

三、注意事项

1 经常检查机器，布草的收集和输送要小心，防止二次污染和人为损坏，洗涤时装载量要合适，太多或太少对布草的洗净度和磨损都有影响，并根据产品的洗涤轻重程度不同设置程序。比如毛巾类产品脱水时要比床单类、口布类产品速度要低些，时间短些。

2 洗涤前注意检查物品中是否夹有硬物（硬币、锁匙、针剪、打火机之类）。以免损坏机器及衣物。空机检查机器滚筒内是否有尖锐、铁质杂物存留。

三 : 公司前台接待流程及注意事项

前台接待流程及注意事项

一、 日常接待工作规范

①迎接礼仪

应立即招呼来访客人：应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的，要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。[www.61k.com）如果你正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意，但不一定要起立迎接，也不必与来客握手。

主动热情问候客人：打招呼时，应轻轻点头并面带微笑。如果是已经认识的客人，称呼要显得比较亲切。

陌生客人的接待：陌生客人光临时，务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问：请问贵姓？请问您是哪家公司？ ②接待礼仪

接待客人要注意以下几点。

（一）客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。

（二）客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志。（不能让客人在公司内部随意走动，特别是办公区域，告知客人在接待区等待。）

（三）接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和

接待流程 公司前台接待流程及注意事项

引导姿势。(www.61k.com］

在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。 在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般*近门的一方为下座）。

（四）诚心诚意的奉茶。

2、不速之客的接待

有客人未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没 有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导，就更应该谨慎处理。

三、电话礼仪

1、电话接听技巧

①目的

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当我们接听电话时应该热情，因为我们代表着公司的形象。［www.61k.com] ②左手持听筒、右手拿笔

大多数人习惯用右手拿起电话听筒，但是，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。在写字的时候一般会将话筒夹在肩膀上面，这样，电话很容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。

为了消除这种不良现象，应提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，这样就可以轻松自如的达到与客户沟通的目的。 ③电话铃声响过三声之内接起电话

④注意声音和表情

你说话必须清晰，正对着话筒，发音准确。通电话时，你不能大吼也不能喃喃细语，而应该用你正常的声音——并尽量用热情和友好的语气。

你还应该调整好你的表情。你的微笑可以通过电话传递。使用礼貌用语如“谢谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗？”“不用谢。” ⑤保持正确姿势

接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。一般情况下，当人的身体稍微下沉，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出；大部分人讲话所使用的是胸腔，这样 容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但可以使声音具有磁性，而且不会伤害喉咙。因此，保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样可以使声音自然、流畅 和动听。此外，保持笑脸也能够使来电者感受到

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你的愉悦。（www.61k.com］

⑥复诵来电要点

电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应该对会面时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地避免错误。

⑦最后道谢

最后的道谢也是基本的礼仪。来者是客，以客为尊，千万不要因为电话客户不直接面对而认为可以不用搭理他们。实际上，客户是公司的衣食父母，公司的成长和盈利的增加都与客户的来往密切相关。因此，公司员工对客户应该心存感激，向他们道谢和祝福。

⑧让客户先收线

不管是制造行业，还是服务行业，在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话，对方一定会听到“喀嗒”的声音，这会让客户感到很不舒服。因此，在电话即将结束时，应该礼貌地请客户先收线，这时整个电话才算圆满结束。

⑨当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。

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2、电话转接流程

当我们接到一个外线电话时，应该遵循以下流程：

①使用以下语句：“您好，广州**。［www.61k.com]”

②不同的来电者可能会要求转接到某些人。任何找管理者或领导的电话必须首先转到相关的秘书或助理那里。这样可以保证管理者或领导们不被无关紧要的电话打扰。

③如果来电者要求转接某个职位的人，如“请找你们的人力资源总监听电话好吗？”“我帮你转到他办公室。”然后，我们试着将电话转到相关的秘书哪里。

④如果来电者说出要找的人的名字——你必须回答：“请稍等，我帮你转到他的办公室。”然后，试图将电话转给相关秘书。 如果秘书的电话占线或找不到秘书——你必须回答：“对不起，**先生电话正占线，您要等一下吗？”

如果对方回答“是”，请保留来电者的电话不挂段，但等到快一分钟时，你必须跟来电者确认是否还要继续等候。你必须说“**先生的电话还在占线，您还要等侯吗？”如果回答“否”，你必须说：“请问您有什么事我可以转告吗?”

⑤如果你知道相关的人员现在不在办公室——你必须说：“对不起，**先生暂时不在办公室，请问有什么事情我可以转告吗？”或者说“对不起，**先生 出差了，请问有什么事情可以转告吗?”千万不要在不了解对方的动机、目的是什么时，随便传话，更不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪或将受话人的手机

接待流程 公司前台接待流程及注意事项

号码或家庭电话号码告诉来电者。［www.61k.com）

⑥如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时，你必须说“有什么可以帮到您的吗？”通过与他的对话了解来电者的目的。如果是投诉电话，你应该仔细 聆听后，帮他们找到可以帮助的人，但不能将电话直接转到公司领导那里。如果是一般性的推销电话，你必须说：“对不起，**先生外出香港了，他的秘书暂时联 系不上，您需要我转达什么信息吗？”

⑦如果来电者拨错了号码，你必须说“对不起，您是不是打错了呢？这里是***”。如果有必要你还可以告诉来电者“这里的号码是*****

⑧如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时，你必须说：“对不起先生，您能稍等一会，让我接听另外一个电话吗？” ⑨在转接电话的时候，如果你知道的话，告诉领导或秘书来电者的姓名。

四、公司内部的礼仪和秩序

1、离座和外出

前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久，一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时，应该先找妥代办人，并交待清楚接听电话的方法等。

2、严守工作时间

前台接待人员应该严格遵守作息时间。一般情况下，应该提前5-10分钟到岗，下午下班应该推迟20-30分钟。

接待流程 公司前台接待流程及注意事项

3、闲谈与交谈

应该区分闲谈与交谈。(www.61k.com］前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场面。

学习前台心得：

在前台最为主要的其实就是接待这一项，来访客户分为三种： 1， 有相关人员预约，接待来访客户将其领进会议室并通知相

关人员即可。

2， 无相关人员预约，但却是找本公司内部人员有要紧事情的

处理方式，通知相关人员看其要求如何，并委婉将其告知。 3， 无相关人员预约，纯属捣乱形式，语气不能太过生硬 ，委

婉将其请出。

其次在接待的各个小项里还能分凑出各种数不尽的小小项，比如，接待来访客户将其领进会议室期间，注意自己的言语 谈吐 方式方法等等，端茶倒水时候的姿势都是尤为重要的。数不清，理还乱。在与客户婉拒的过程中的言语，不能过于激烈，不能激怒对方，拿捏好尺寸尤为重要，也是最难得的。生活中，最炸，我们却没有预想过的，但又好像我们写作文一样，边边角角都是我们自己勾勒出来的，要有一定的耐性，有一定的亲和力，相信将心比心的力量；可是最易的也是与人的交往，没有物理中

接待流程 公司前台接待流程及注意事项

那么多的定型公式，没有数学里的唯一答案，图画美不美全靠拿画笔的人的心灵美不美；但是我相信，凡事贵在坚持。(www.61k.com］

一切的一切不过是重新开始，刚刚开始，坚持，一切会好。

四 : 微信认证流程及注意事项等79

微信认证

一、微信认证流程

1、申请申请微信认证入口

（1） “设置->账户信息->认证情况”点击“申请微信认证”进入。

（2） “服务->服务中心”点击“微信认证”进入。

2、申请微信认证操作流程。

（1） 签署《微信公众平台认证服务协议》，勾选同意，点击下一步。

（2） 填写资料：选择认证主体类型，提交相应的认证材料。

（3） 选择命名方式，并提交相关资料（参考认证帐号命名规则）。

（4） 填写发票信息（可选择不开具发票，如开具发票请参考注意事项5）。

（5） 支付审核费用，目前只支持微信支付。

（6） 支付完成后，进入认证审核。

3、认证状态和结果查看方式：

登录公众平台，查看“服务->我的订单->微信认证“的状态。

也可以拨打第三方审核公司的客服热线咨询审核进度。

二、支持的认证主体类型

企业（企业法人、非企业法人、个体工商、外资企业驻华代表处）；

网店商家（首批支持已有淘宝、天猫店的企业类型）；

媒体（事业单位媒体、其他媒体）；

政府及事业单位；

其他组织；

三、微信认证所需材料（必须项）

公共项：

（1）运营者身份证正反面彩色扫描件（无身份证时可使用临时居民身份证）

五 : 新闻发布会流程及注意事项

新闻发布会策划书

2010-11-03 15:10:39| 分类： | 标签： |举报 |字号大中小 订阅

一、新闻发布会的流程

1、确定新闻发布会日期、地点、新闻点等。[www.61k.com）注意事项：与希望发布事件日期相配合，促进自身对外宣传，挖掘新闻点、制造新闻效应、注意避免与重大新闻事件撞车。该步骤应在正式新闻发布会前20天完成，最迟15天，并在邀请函发布前预定会场，否则会影响下一步工作。

2、确定组织者与参与人员，包括广告公司、领导、客户、同行、媒体记者等，与新闻发布会承办者协调规模与价格，签定合同，拟订详细邀请名单、会议议程、时间表、发布会现场布置方案等。注意事项：该步骤主要由主办者提出要求，承办者具体负责。

3、按照邀请名单，分工合作发送邀请函和请柬，确保重要人员不因自身安排不周而缺席发布会。回收确认信息，制定参会详细名单，以便下一步安排。注意事项：该步骤一定要计划周密，有专人负责，适当放大邀请名单，对重要人物实施公关和追踪，并预备备用方案，确保新闻发布会参与人的数量和质量。

4、购买礼品，选聘主持人、礼仪人员和接待人员，并进行培训和预演。设计背板，布置会场，充分考虑每一个细节，比如音响和放映设备、领导的发言稿、新闻通稿、现场的音乐选择、会议间隙时间的余兴安排等。

5、正式发布会前提前一到两个小时，检查一切准备工作是否就绪，将会议议程精确到分钟，并制定意外情况补救措施。

6、按计划开始发布会。发布会程序通常为来宾签到、贵宾接待、主持人宣布发布会开始和会议议程、按会议议程进行、会后聚餐交流、有特别公关需求的人员的个别活动。

7、监控媒体发布情况，整理发布会音像资料、收集会议剪报，制作发布会成果资料集（包括来宾名单、联系方式整理，发布会各媒体报道资料集，发布会总结报告等），作为企业市场部资料保存，并可在此基础上制作相应的宣传资料。

8、评测新闻发布会效果，收集反馈信息，总结经验。

二、模拟过程

1、主办单位：

2、发布主题：

3、发布时间、地点

（1）新闻发布会时间：

（2）发布地点：

4、组织工作：由宣传部、后勤接待组负责，负责来宾签到、贵宾接待、材料分布、会后安排讨论总结经验等。

5、主持人：

新闻发布会流程 新闻发布会流程及注意事项

6、邀请媒体及有关领导：1、新闻媒体 2、有关领导

7、会场布置：1、鲜花。（www.61k.com］2、发布会会场背景：

8、发布会前宣传氛围的宣染：

9、议程安排：下午16：30，主持人宣传新闻发布会开始。

（1）总经理就发布会的意义、目的、主题、内容、时间安排进行发布，介绍

（2）记者提问，参会负责人答记者问。（产品开发部负责人、人事部负责人，总经理，销售部负责人，策划部负责人等领导答记者问）。

三、新闻发布会注意事项

1．新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。

2．新闻发布会大致有发布某一消息、说明某一活动、解释某一事件等类型。

3．新闻发布会十分强调礼仪规范，其核心是诚，真诚地面对新闻记者，坦城的公布与组织机构相关的信息。

4．新闻发布会的程序

宣布开始→发布新闻或消息→答记者问→宣布结束→提示会后安排

5、准备工作如下：

（1）确定被邀请记者的范周

该邀请哪些记者得根据公布事件发生的范围、影响来决定。如事件涉及全国，则要邀请全国性新闻单位的记者出席；如事件的影响只限于本地，则邀请当地新闻单位的记者；如事件涉及到专门业务，就需邀请专业新闻单位的记者。一般说来，邀请记者的覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到，不仅要有报纸、杂志记者，还要有电台和电视台的记者；不仅要有文字记者，还应有摄影记者。

（2）确定时间和场所

确定记者招待会的日期，一是要及时，当新产品、新政策出台前夕及时举行，或组织单位受到指责、误解时及时举行，以便澄清真相，挽回影响；二是日期应当避开重大会议、社会活动，如全国人民代表大会会议期间、奥运会期间、新闻界和公众的注意力集中于它们，作为一个一般的社会组织相比之下居次要地位，不易被公众广泛接受。

记者招待会在何处举行，要根据会议的主题来确定，如果是一般情况，可以在本组织单位的会议室、接待室举行或租用宾馆、招待所、或赴外地举行；如果是希望造成全国性影响的，则可以赴首都或大都市租用场地举行。

（3）确定主持人和发言人

出于记者的职业要求和习惯，他们大都提出一些尖锐深刻甚至让人下不了台的问题，这对主持人和发言人都提出了很高的要求。记者招待会一般由公关部门负责人或办公室主任、秘书长等主持。主持人负责介绍主题及基本情况，其措词讲究典雅面有力，风趣而不失庄重。发言人由单位决策层人物担任，要求熟悉全面情况、头脑机敏、有较高文化修养和风度、语言表达能力答的特殊会议。

（4）准备发言材料和布置会场

为了使参加会议的记者们对举办单位所传递的信息或所解决的问题能够理解深刻，并给予充

新闻发布会流程 新闻发布会流程及注意事项

分的肯定，负责招待会的秘书部门一定要准备好必要的资料。（www.61k.com］资料应包括会议程序、领导人的发言材料，送给记者的有关资料、单位对问题的理解、认识和感受等方面的文字资料。 会议要选择交通便利、安静而无噪音，有电话等电讯设备的地方。会议桌可以围成圆形，使气氛显得和谐，宾主平等。如果是大中型的记者招待会，可使用长方形的桌子，并分别标明“记者席”、“主持人席”、“工作人员席”，主持人和工作人员应佩带写明姓名的胸牌。主持人、发言人还应设置标明职务的姓名牌，以便记者识别。如邀请的记者多，还可排定座次顺序，分清主次，注意照顾有代表性的新闻单位的记者，避免出现混乱和不愉

快。准备好录音、录像设备、文具用品、饮料茶水等。

（5）制作经费预算

费用应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。其费用项目一般有租场费、印刷费、会场布置费、茶点费、礼品费、文具费、邮费、电话费、交通费等。

（6）组织会议

秘书部门的负责人如担任主持人，其职责是把握会议的主题，别使大家离题太远，发言人讲完后，主持人要引导记者踊跃提问，遇到冷场时，可用轻松、幽默的语言活跃气氛，提高记者们提问的兴趣和勇气；遇到记者竞相提问时，应控制提问时间，避免提重复的问题，以提高会议效率。记者招待会的时间一般控制在二小时之内。

（7）参观活动安排

如有条件，记者招待会前后可以配合招待会主题组织记者进行参观活动，如观看设施、实物、成果展览、模型、图片等给记者创造实地采访、摄影、录像的机会，增加记者对会议主题的感性认识。

（8）小型宴请安排

如果必要，可以在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐或晚餐，以进一步进行沟通。

（9）收集有关新闻报道

记者招待会举行后的一段日子里，秘书要注意搜集到会记者采写、刊发的各类新闻稿件，分门别类地登记、分析，以便检验会议的效果。对参加会议而未发布新闻的记者，也应礼貌地询问原因，便于日后改进工作。

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